Wichtige Änderungen beim Nachweisgesetz ab 1.8.2022

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Bereits seit 1995 ist das Nachweisgesetz in Kraft. Das Gesetz legt fest, welchen Informations- und Dokumentationspflichten der Arbeitgeber nachkommen muss. Er muss die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen und dem Arbeitnehmer aushändigen. Darunter fallen Name und Anschrift der Vertragsparteien, Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses, Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung, Arbeitsort, Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, Arbeitszeit, Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs, Kündigungsfristen und allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.
Ab 1.8.2022 müssen jetzt zusätzlich folgende Punkte schriftlich dokumentiert werden:
  • Enddatum bei befristeten Arbeitsverhältnissen
  • ggf. freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer
  • Dauer der Probezeit (sofern vereinbart)
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts (einschließlich Vergütung von Überstunden, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung)
  • vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen (sofern vereinbart)
  • etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
  • bei Zusage einer betrieblichen Altersversorgung über einen Versorgungsträger: Name und Anschrift des Versorgungsträgers (Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist)
  • das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis, die Fristen für die Kündigung und die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage
  • Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen und auf Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchliche Arbeitgeber festlegen

Wichtig ist, dass die Punkte schriftlich dokumentiert werden müssen. Eine elektronische Dokumentation reicht nicht aus!

Die neuen Pflichten gelten für Neueinstellungen ab 1.8.2022. Bereits am ersten Arbeitstag müssen dem Arbeitnehmer die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen. Alle anderen Nachweise müssen spätestens innerhalb von einer Woche nachgereicht werden.

Beschäftigte, die vor dem 1.8.2022 eingestellt wurden, müssen nur schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn sie den Arbeitgeber dazu auffordern. Ab Aufforderung hat der Arbeitgeber eine Woche Zeit. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden. Ändern sich die wesentlichen Arbeitsbedingungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen, dann muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung davon unterrichten. Nicht schriftlich angezeigt müssen auch weiterhin Gesetzesänderungen sowie Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen.

NEU! Bei Verstößen gegen die Nachweispflichten droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro.

Hinweis für die Praxis: Wenn Sie Musterarbeitsverträge verwenden, sollten Sie diese unverzüglich um die neuen Angaben ergänzen. Dies kann u.U. mit einigem zeitlichen Aufwand verbunden sein.