Arbeitszimmer und Homeoffice: Welche Regelungen gelten ab 2023?
Arbeitszimmer und Homeoffice Regelungen ab 2023:
Bis einschließlich 2022 können Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer in zwei Fällen geltend gemacht werden. Entweder stellt das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit dar – dann ist ein Abzug der tatsächlichen Aufwendungen möglich. Oder für die berufliche Tätigkeit steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung – dann ist ein Abzug bis zu einem Höchstbetrag von 1.250 Euro möglich.
Ab 2023 gibt es für den letztgenannten Fall (sog. Nicht-Mittelpunktsfälle) nur noch eine Tagespauschale (bisherige Homeoffice-Pauschale). Aber auch wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt darstellt (sog. Mittelpunktsfälle), gibt es einige Änderungen, die Sie beachten sollten.
1. Häusliches Arbeitszimmer stellt den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit dar („Mittelpunktsfälle“) – unbeschränkter Abzug
Die wichtigste Änderung zuerst: Stellt das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit dar, können Sie die tatsächlichen Aufwendungen für das Arbeitszimmer auch dann unbeschränkt abziehen, wenn Ihnen ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Möchten Sie die tatsächlichen Aufwendungen geltend machen, müssen Sie diese einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzeichnen – das ist zwingende Voraussetzung für eine Berücksichtigung bei der Gewinnermittlung.
Bildet das häusliche Arbeitszimmer nur einen Teil des Jahres den Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit? Das kann etwa dann der Fall sein, wenn Sie den Arbeitgeber wechseln und beim neuen Arbeitgeber vorwiegend vor Ort arbeiten. In diesem Fall können Sie die tatsächlichen Aufwendungen in unbeschränkter Höhe auch nur für den Zeitraum, in dem der Mittelpunkt der Tätigkeit im Arbeitszimmer liegt, geltend machen. Für den übrigen Zeitraum kommt dann unter Umständen ein Abzug der Tagespauschale in Betracht (siehe dazu unten Punkt 3. zu Nicht-Mittelpunktsfällen).
Nutzen mehrere Steuerpflichtige (z.B. Ehegatten, Lebenspartner) das Arbeitszimmer? Hier gilt weiterhin die bisherige Rechtsprechung. Nutzen z.B. Miteigentümer der häuslichen Wohnung das Arbeitszimmer gemeinsam, kann jeder Miteigentümer nur die seinem Eigentumsanteil entsprechenden und von ihm finanziell getragenen Aufwendungen geltend machen.
2. Jahrespauschale in Mittelpunktsfällen als Alternative
Alternativ können Sie in einem Mittelpunktsfall statt der tatsächlichen Aufwendungen die Jahrespauschale in Höhe von 1.260 Euro ansetzen. Vorteil: Die tatsächlichen Aufwendungen müssen nicht nachgewiesen werden. Das bietet sich vor allem dann an, wenn die tatsächlichen Aufwendungen unter 1.260 Euro liegen.
Aber auch hier gilt: Stellt das Arbeitszimmer nicht das ganze Jahr den Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit dar, wird die Jahrespauschale nur anteilig gewährt. Für den restlichen Zeitraum kann unter Umstände auch hier die Tagespauschale geltend gemacht werden (siehe dazu unten Punkt 3. zu Nicht-Mittelpunktsfällen).
Üben Sie während eines Jahres mehrere unterschiedliche Tätigkeiten aus, bei denen jeweils der Mittelpunkt der Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer liegt? In diesem Fall ist die Jahrespauschale auf die einzelnen Tätigkeiten entsprechend der zeitlichen Nutzung aufzuteilen. Denn die Jahrespauschale wird insgesamt nur einmal gewährt.
Nutzen zwei Steuerpflichtige (z.B. Ehegatten, Lebenspartner) dasselbe häusliche Arbeitszimmer und bildet es bei beiden den Mittelpunkt ihrer Tätigkeit? Dann kann jeder Steuerpflichtige die Jahrespauschale geltend machen. Denn die Pauschale ist nicht raumbezogen, sondern personenbezogen. Das kann in einigen Fällen günstiger sein als der Ansatz der tatsächlichen Aufwendungen. Das ist im Einzelfall zu prüfen.
3. Häusliches Arbeitszimmer stellt nicht den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit dar („Nicht-Mittelpunktsfälle“)
Bildet das häusliche Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit, können Sie künftig nur noch die Tagespauschale (6 Euro täglich, höchsten 1.260 Euro jährlich) in Anspruch nehmen. Sie müssen dann aber auch nicht mehr nachweisen, dass tatsächlich ein häusliches Arbeitszimmer vorliegt. Eine private Mitbenutzung des Zimmers (z.B. Aufbewahrung von persönlichen Gegenständen, Kinderspielecke) schadet also nicht mehr. Auch ein Küchentisch, an dem Sie arbeiten, reicht aus.
Vorteil: Nutzen Sie das Arbeitszimmer an mindestens 210 Tagen im Jahr beruflich, erhalten Sie insgesamt 1.260 Euro, auch wenn Ihre tatsächlichen Aufwendungen darunter liegen.
Nachteil: Bei bestimmten Fallgestaltungen kann es zu einer Verschlechterung gegenüber der bisherigen Rechtslage kommen.
- Konnten Sie bislang Ihre tatsächlichen Aufwendungen bis zu einem Betrag in Höhe von 1.250 Euro geltend machen, weil kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand, können Sie jetzt nur noch 6 Euro pro Tag ansetzen. Gerade für Steuerpflichtige, die bislang nur einige Tage pro Jahr im Arbeitszimmer tätig waren, ist die neue Regelung deutlich schlechter.
- Zu einer Verschlechterung kann es auch bei denjenigen kommen, die (ohne dass ein Mittelpunktsfall vorliegt!) im Arbeitszimmer mehrere Berufstätigkeiten ausüben. Denn hier muss die Tagespauschale auf die einzelnen Tätigkeiten aufgeteilt werden. Das kann im Einzelfall dazu führen, dass sich der maximale Jahresbetrag der Tagespauschale von 1.260 Euro zum Teil steuerlich gar nicht auswirkt.
- Nutzen Sie das häusliche Arbeitszimmer nicht ganzjährig? Der bisherige Höchstbetrag von 1.250 Euro konnte auch bei nicht ganzjähriger Nutzung in voller Höhe angesetzt werden. Der neue Jahreshöchstbetrag bei der Tagespauschale ist demgegenüber zeitanteilig zu reduzieren.
4. Grundsätzliches zur neuen Tagespauschale (bisherige Homeoffice-Pauschale)
Die Tagespauschale beträgt 6 Euro täglich und ist auf insgesamt 1.260 Euro jährlich (210 Arbeitstage x 6 Euro) begrenzt. Ab 2023 reicht es aus, wenn Sie an einem Kalendertag Ihre betriebliche oder berufliche Tätigkeit überwiegend in Ihrer Wohnung ausüben und Sie keine außerhalb der Wohnung belegene erste Tätigkeitsstätte (z.B. Büro des Arbeitgebers) aufsuchen. Von einer überwiegenden Ausübung der Tätigkeit ist auszugehen, wenn Ihre Tätigkeit in der Wohnung mehr als die Hälfte der Gesamtarbeitszeit des Tages beträgt.
(Hinweis zur Rechtslage von 2020 bis einschließlich 2022: Die Homeoffice-Pauschale beträgt 5 Euro pro Arbeitstag, maximal 600 Euro im Jahr. Diese Pauschale können Sie nur für solche Kalendertage geltend machen, an denen Sie Ihre berufliche Tätigkeit ausschließlich in Ihrer Wohnung ausüben und keine außerhalb dieser Wohnung liegende Betätigungsstätte (z.B. Büro des Arbeitgebers) aufsuchen. Eine zeitweise Tätigkeit außerhalb der Wohnung am selben Tag ist also in den Jahren 2020 bis 2022 insoweit steuerschädlich.)
Üben Sie mehrere unterschiedliche berufliche Tätigkeiten aus? In diesem Fall sind die Tagespauschale bzw. der Höchstbetrag auf die verschiedenen Tätigkeiten aufzuteilen. Denn auch die Tagespauschale wird insgesamt nur einmal bis zur Höhe des maximalen Betrags von 1.260 Euro gewährt.
Grundsätzlich müssen nach der neuen Regelung folgende Voraussetzungen erfüllt sein, damit Sie die Tagespauschale in Anspruch nehmen können:
- Sie suchen keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene erste Tätigkeitsstätte (z.B. Büro beim Arbeitgeber) auf, so dass die Voraussetzungen für den Abzug der Entfernungspauschale (Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) nicht vorliegen. Das bedeutet, dass sich Tagespauschale und Entfernungspauschale für den gleichen Kalendertag grundsätzlich gegenseitig ausschließen. Ausnahme: Es steht dauerhaft kein Arbeitsplatz außerhalb der häuslichen Wohnung zur Verfügung. Ein anderer Arbeitsplatz können bereits Desksharing- bzw. Officesharing-Angebote des Arbeitgebers sein. Steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, können Sie die Tagespauschale auch dann geltend machen, wenn Sie Ihre Tätigkeit am selben Kalendertag auch auswärts oder an der ersten Tätigkeitsstätte ausüben.
Beispiel:
Sie arbeiten in 2023 an insgesamt 100 Arbeitstagen zu Hause am Küchentisch. An 30 von den 100 Arbeitstagen fahren Sie zusätzlich ins Büro bei Ihrem Arbeitgeber (erste Tätigkeitsstätte), um dort an einer Besprechung teilzunehmen oder Unterlagen abzuholen. Bei Ihrem Arbeitgeber steht Ihnen ein eigener Arbeitsplatz zur Verfügung. In diesem Fall können Sie für 70 Tage die Tagepauschale (6 Euro x 70 Tage = 420 Euro) in Anspruch nehmen. Für die anderen 30 Tage, an denen Sie – wenn auch nur kurzfristig – im Büro waren, können Sie keine Tagespauschale ansetzen, dafür aber die Entfernungspauschale.
Abwandlung:
Ihnen steht bei Ihrem Arbeitgeber kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung. In diesem Fall können Sie für 100 Tage die Tagespauschale (6 Euro x 100 Tage = 600 Euro) und zusätzlich für die 30 Tage, an denen Sie zu Ihrem Arbeitgeber gefahren sind, die Entfernungspauschale geltend machen.
- Für die Wohnung dürfen keine Unterkunftskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung geltend gemacht werden können.
- Die tatsächlichen Aufwendungen für das Arbeitszimmer bzw. die Jahrespauschale werden nicht geltend gemacht. Das betrifft die Mittelpunktsfälle, die wir oben dargestellt haben. In solchen Mittelpunktsfällen können Sie also grundsätzlich zwischen dem Ansatz der tatsächlichen Aufwendungen, der Jahrespauschale oder – als dritter Alternative – der Tagespauschale wählen. Das Wahlrecht besteht für jedes einzelne Jahr.
Erfüllen Sie alle Voraussetzungen und wollen Sie die Tagespauschale in Anspruch nehmen? Dann müssen Sie die Anzahl der Arbeitstage aufzeichnen, an denen Sie zu Hause gearbeitet haben und für die Sie die Tagepauschale geltend machen wollen.
Besonderheiten bei Ehegatten und Lebenspartnern: Erfüllt jeder der Ehegatten bzw. Lebenspartner für sich die Voraussetzungen für die Tagespauschale, kann auch jeder für sich die volle Tagespauschale in Anspruch nehmen (= Verdoppelung der abziehbaren Beträge). Wer welche Aufwendungen in welcher Höhe für die Wohnung getragen hat, spielt dabei keine Rolle.
