Unternehmen, die elektronische Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (sog. TSE-Kassen) nutzen, müssen diese seit 2025 beim zuständigen Finanzamt melden. Die Meldung muss bis spätestens 31.7.2025 erfolgen.
Zum Hintergrund: Zur Vermeidung von Steuerhinterziehung verschafft sich die Finanzverwaltung einen Überblick über die genutzten Kassensysteme der einzelnen Steuerpflichtigen. Ziel ist es, elektronische Aufzeichnungssysteme vor nachträglichen Datenmanipulationen zu schützen. Dazu hatte der Gesetzgeber bereits vor einiger Zeit die Vorschrift des § 146a AO eingeführt und das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ (sog. Kassengesetz) erlassen. Das damit einhergehende elektronische Meldeverfahren wurde aber erst 2025 bereitgestellt. Das bedeutet, dass Sie als Unternehmer jetzt unter Umständen tätig werden müssen.
Damit Sie sich einen Überblick über die Thematik verschaffen können, haben wir die wichtigsten Einzelheiten für Sie zusammengestellt.
Wer ist von der Meldepflicht betroffen?
Die Meldepflicht gilt für alle Steuerpflichtigen, die elektronische Aufzeichnungssysteme zur Erfassung steuerpflichtiger Geschäftsvorfälle („elektronische Registrierkassen“) nutzen. Darunter können etwa auch Ärzte oder Physiotherapeuten fallen, wenn sie meldepflichtige Systeme nutzen (z.B. Softwarelösungen für Bareinnahmen). Betroffen sind z.B. auch Handwerker, die ein integriertes Kassentool für Bareinnahmen nutzen, das zertifizierungspflichtig ist – unabhängig davon, ob ein TSE-Zertifikat eingerichtet ist. Und auch Kleinunternehmer sind von der Meldepflicht betroffen.
Welche Systeme sind betroffen?
Zu den elektronischen Aufzeichnungssystemen gehören insbesondere (beispielhafte Aufzählung):
- elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen inkl. der Tablet-/App-Kassen-Systeme
- sonstige elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion (z.B. Wiegesysteme mit Kassenfunktion, Barverkaufsmodule, Kanzlei-Software, Laptop des Apothekers mit Anbindung an Kassensystem im Offizin, elektronische Kassenbücher bei Soforteingabe der einzelnen Geschäftsvorfälle)
- EU-Taxameter
- Wegstreckenzähler
Nicht betroffen sind folgende Systeme (beispielhafte Aufzählung):
- Ladepunkte für Elektro- und Hybridfahrzeuge
- Elektronische Buchhaltungssysteme
- Waren- und Dienstleistungsautomaten
Daneben gibt es eine Reihe von Sonderfällen. Hier muss im Einzelfall geprüft werden, ob eine Meldepflicht besteht. Dazu zählen (beispielhafte Aufzählung):
- Verbundsysteme ohne Kassenfunktion (z.B. Schankanlage Gastronomie)
- „Vorrats“-Systeme
- Außerbetriebnahme elektronischer Aufzeichnungssysteme (meldepflichtig, außer sie wurden vor dem 1.7.2025 wieder abgeschafft)
- Demo-Systeme zu Schulungszwecken
- Elektronische Aufzeichnungssysteme mit TSE-Befreiung
- Mobile Endgeräte (wenn selbst Teil eines Aufzeichnungssystems und nicht bloß Eingabegerät)
- Ersatzkassen, die angeschafft, aber nicht in aktiver Verwendung sind (Meldepflicht ab Installation, nicht ab Inbetriebnahme)
Hinweis: Alte Registrierkassen ohne zertifizierte Sicherheitseinrichtung dürfen bereits seit 1.1.2023 nicht mehr verwendet werden. Nutzt der Steuerpflichtige sie trotzdem noch, löst dies ebenfalls eine Meldepflicht aus. In der Praxis führt das zu folgendem Problem: Die Meldung kann nur ordnungsgemäß erstellt werden, wenn das elektronische Aufzeichnungssystem an eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung angebunden ist bzw. eine solche erworben wurde. Mit der Meldung erhält das Finanzamt jetzt Kenntnis von der Benutzung alter elektronischer Kassen ohne Zertifizierung!
Ist auch das Datev Unternehmen Online Kassenbuch (sog. DUO-Kassenbuch) betroffen?
Das DUO-Kassenbuch ist zertifizierungspflichtig, müsste also mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung versehen sein. Eine solche Zertifizierung darf die Datev aber nicht vornehmen. Damit kann das DUO-Kassenbuch nicht weiter als Kasse verwendet werden. Eine Eingabe zu Buchhaltungszwecken ist aber weiterhin möglich.
Welche Meldefristen gelten für elektronische Aufzeichnungssysteme?
Anschaffung vor dem 1.7.2025 – Meldung bis 31.7.2025
Anschaffung ab dem 1.7.2025 – Meldung innerhalb eines Monats nach Anschaffung
Außerbetriebsetzung ab dem 1.7.2025 – Meldung innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme (setzt die vorherige Meldung der Anschaffung voraus)
Keine Meldung ist abzugeben, wenn das elektronische Aufzeichnungssystem vor dem 1.7.2025 außer Betrieb gesetzt wurde und im Betrieb auch nicht mehr vorgehalten wird.
Für EU-Taxameter („Ermittlung von Fahrpreisen in Taxis“) und Wegstreckenzähler („Kilometerzähler am Tacho“) gelten einige Besonderheiten. Diese können wir gerne im Einzelfall erläutern.
Auf welchem Weg muss die Meldung erfolgen?
Die Mitteilung muss zwingend elektronisch an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Die Übermittlung kann entweder über das Programm „Mein ELSTER“ erfolgen oder über kompatible (eigene oder Drittanbieter) Software über die Schnittstelle ELSTER Rich Client (ERiC; Kassensystemanbieter).
Zur Abgabe des ELSTER-Formulars ist ein Benutzerkonto erforderlich. Der Steuerpflichtige kann dann entweder das Formular direkt ausfüllen oder eine XML-Datei hochladen.
Nutzen Sie bei der Datev das Modul „Mein Fiskal“? Dann können Sie die Meldung auch über dieses Modul abgeben. Ein ELSTER-Zertifikat ist dafür nicht erforderlich. Pro Übermittlung entstehen Kosten von rd. 10 Euro.
Papierhafte Meldungen sind nach derzeitiger Auffassung des Bundesfinanzministeriums wirkungslos!
Was muss im Einzelnen gemeldet werden?
Die Meldung muss folgende Angaben enthalten:
- Name des Steuerpflichtigen und Anschrift
- Steuernummer bzw. Wirtschaftsidentifikationsnummer (falls Eintrag schon möglich)
- unter Umständen Bezeichnung der Betriebsstätte
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems und Nennung der handelsüblichen Software
– Seriennummer
– Hersteller
– Modell
– Datum der Anschaffung und der Inbetriebnahme
– unter Umständen Datum der Außerbetriebnahme
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
– Seriennummer
– BSI-Zertifizierungs-ID
– Inbetriebnahme bzw. Aktivierung
– Art und Bauform
Für die Eingaben sind teilweise Pull-Down-Menüs vorgesehen, aus denen der Steuerpflichtige eine Auswahl treffen kann. Teilweise sind auch Freitextfelder zur Schilderung des Sachverhalts vorgesehen.
Eine Ausfüllanleitung des Bundesfinanzministeriums (Stand 2.12.2024) finden Sie hier. Diese Anleitung dient nur zur Vorbereitung für die Erfassung der meldepflichtigen Daten. Die Mitteilung selbst muss ausschließlich auf dem oben dargestellten elektronischen Weg erfolgen. Im Übrigen ist nicht auszuschließen, dass die Ausfüllanleitung in den nächsten Wochen noch angepasst und geändert wird.
Wie muss die Meldung bei mehreren Betriebsstätten erfolgen?
Jedes elektronische Aufzeichnungssystem darf nur einer einzigen Betriebsstätte zugeordnet werden. Hat der Steuerpflichtige mehrere Betriebsstätten, muss er für jede einzelne Betriebsstätte eine Meldung übermitteln. Nutzt eine Betriebsstätte mehrere meldepflichtige Aufzeichnungssysteme, müssen diese alle in einer einheitlichen Meldung für diese Betriebsstätte angegeben werden. Wird ein- und dasselbe Aufzeichnungssystem von mehreren Betriebsstätten genutzt, muss der Steuerpflichtige dieses einer Betriebsstätte zuordnen (z.B. Ort der Geschäftsleitung, überwiegende Nutzung u.ä.).
Wer ist bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft meldepflichtig?
Hier ist die (juristische) Person unter ihrer Steuernummer meldepflichtig, die das elektronische Aufzeichnungssystem nutzt. Eine Organschaft hat auf die Mitteilungspflicht damit keine Auswirkungen.
Wer darf die Meldung übermitteln?
Grundsätzlich ist der Steuerpflichtige zur Meldung verpflichtet. Dies gilt auch für ausländische Unternehmer mit einer inländischen Betriebsstätte. Seine Mitteilungspflicht kann er durch seinen gesetzlichen Vertreter (z.B. Geschäftsführer) oder durch eine bevollmächtigte Person (z.B. Steuerberater) erfüllen.
Was sind die Folgen einer fehlenden Meldung?
Nach derzeitiger Rechtslage stellt es (noch) keine Ordnungswidrigkeit dar, wenn die Meldung nicht, verspätet oder falsch erfolgt. Es können aber Zwangsgelder festgesetzt werden. Außerdem erhöht eine Nichtmeldung das Risiko einer Kassen-Nachschau.
Weitere Vorgehensweise
In einem ersten Schritt sollten Sie prüfen, ob Sie bzw. Ihr Unternehmen elektronische Kassensysteme verwenden, die anmeldepflichtig sind. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an ihren IT-Dienstleister bzw. an den Kassenanbieter.
In einem zweiten Schritt melden Sie die entsprechenden Kassensysteme bis spätestens 31.7.2025 an. Bei Bedarf können Sie auch uns mit der Meldung beauftragen. In diesem Fall setzen Sie sich bitte zeitnah mit Ihrem Sachbearbeiter in Verbindung. Die bei uns anfallenden Tätigkeiten werden wir dann mit einer Zeitgebühr abrechnen.
Wenn Sie noch Fragen haben, dann können wir diese gerne in einem persönlichen Gespräch klären. Wir werden dann im Einzelfall entscheiden, was zu tun ist.
Im Übrigen finden Sie weitere Einzelheiten zu dem Themengebiet in den FAQs des Bundesfinanzministeriums (Stand 2.4.2025).
