Nach § 4 Abs. 7 S. 1 EStG muss ein Selbständiger die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer einzeln und getrennt von den anderen Betriebsausgaben aufzeichnen. Außerdem müssen die Aufzeichnungen „zeitnah“ erfolgen. Dies ist dem Wortlaut der Vorschrift nicht zu entnehmen, entspricht aber der gefestigten Rechtsprechung.
An der fehlenden zeitnahen Aufzeichnung ist der Betriebsausgabenabzug im Streitfall des BFH (Urt. v. 24.3.2026 – VIII R 6/24) gescheitert. Dort übte der Kläger im Streitjahr 2017 eine selbständige Tätigkeit im Arbeitszimmer seines Eigenheims aus.
Der Kläger hatte die entsprechenden Belege über die Aufwendungen über das Streitjahr gesammelt und erst im Rahmen der Erstellung seiner Einkommensteuererklärung eine Aufstellung über sämtliche Gebäudekosten gefertigt. Er errechnete aus seiner selbständigen Tätigkeit einen Verlust. Dem lagen nach den Angaben in der Anlage EÜR sowohl AfA auf unbewegliche Wirtschaftsgüter als auch Aufwendungen für das häusliches Arbeitszimmer (einschließlich AfA und Schuldzinsen) zugrunde.
Das FA erkannte das Arbeitszimmer als Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit des Klägers an. Streitig war aber die Höhe der abzugsfähigen Aufwendungen. Im Laufe des Klageverfahrens legte der Kläger seine Aufstellung über die Aufwendungen für das gesamte Gebäude vor, die er im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung erstellt hatte. Das Finanzgericht versagte den Betriebsausgabenabzug, da es an einer „zeitnahen“ Aufzeichnung fehle. Der BFH hat das Urteil nun bestätigt.
Nach Ansicht des BFH müssen die Aufwendungen in einer besonderen Spalte im Rahmen der Aufzeichnungen erfasst werden. Das Kriterium der Zeitnähe konkretisiert der BFH mit zehn Tagen, nachdem die Aufwendungen angefallen sind. Eine ausreichend geordnete Belegsammlung wie im Streitfall reiche nicht aus.
Hinweis für die Praxis:
Für Finanzierungsaufwendungen und für verbrauchsabhängige Aufwendungen (zB Wasser und Strom) reicht es nach Ansicht der Finanzverwaltung aus, wenn die Aufzeichnung zeitnah nach Ablauf des Wirtschafts- oder Kalenderjahres erfolgt (BMF-Schreiben v. 15.8.2023). Auch bei der AfA erlaubt die Finanzverwaltung eine solche zeitnahe Aufzeichnung. Der BFH lässt in seinem Urteil offen, ob er insoweit der Finanzverwaltung folgt.
Ob die besonderen Aufzeichnungspflichten beim Abzug der Jahrespauschale iHv 1.260 Euro greifen, ist umstritten und höchstrichterlich noch nicht geklärt. Die besonderen Aufzeichnungspflichten greifen jedenfalls nicht bei § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6c EStG (Tagespauschale).
Abschließend möchten wir noch darauf hinweisen, dass die besondere Aufzeichnungspflicht auch für andere, in § 4 Abs. 7 EStG genannte Aufwendungen gilt. Beispielhaft seien hier Geschenk- und Bewirtungsaufwendungen genannt.
