Entgeltunterlagen – ergänzende Unterlagen in digitaler Form seit 1.1.2022

Bereits seit dem 1.1.2022 sind die ergänzenden Unterlagen zu den Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu führen. Diese Regelung gilt für alle neuen Tatbestände und Ereignisse, die sich ab dem 1.1.2022 ergeben (z.B. Vorlage einer aktuellen Studienbescheinigung). Was zu den ergänzenden Unterlagen zählt, ergibt sich aus § 8 Abs. 2 BVV. Zulässig ist eine Speicherung in den gängigen Formaten (pdf-Dateien und Bilddateien in den Formaten jpeg, bmp, png und tiff).

Für bestimmte Anträge und Erklärungen des Arbeitnehmers ist die Schriftform erforderlich (z.B. Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei geringfügiger Beschäftigung). In diesem Fall genügt ein elektronisches Dokument der elektronischen Form nur dann, wenn es mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Erhält der Arbeitgeber das Dokument in Papierform, kann er es mit seiner fortgeschrittenen Signatur elektronisch erfassen.

Der Arbeitgeber kann sich auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der Führung elektronischer Unterlagen befreien lassen. Der Antrag kann formlos gestellt werden. Eine Antragsfrist gibt es nicht, so dass der Antrag auch noch vor der nächsten Betriebsprüfung gestellt werden kann. Die Befreiung gilt bis 31.12.2026. Im Übrigen werden Verstöße gegen die Verpflichtung zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen für das gesamte Jahr 2022 von der Rentenversicherung nicht beanstandet.

Näher Informationen finden Sie auf der Homepage der Deutschen Rentenversicherung unter dem Punkt elektronisch unterstützte Betriebsprüfung / Allgemeines / elektronische Entgeltunterlagen.