Bis 2028 soll auf EU-Ebene ein standardisiertes elektronisches Meldeverfahren und eine zwingend elektronische Rechnungsstellung für bestimmte Umsätze eingeführt werden. Obwohl noch nicht geklärt ist, wie dieses Meldeverfahren im Einzelnen aussehen wird, sind in Deutschland ansässige Unternehmen grundsätzlich ab 1.1.2025 verpflichtet, sog. E-Rechnungen zu erstellen.
Wer muss eine E-Rechnung stellen? Wann ist keine E-Rechnung erforderlich? Was muss ich ab 2025 beachten? Gibt es Übergangsregelungen? Diese und weitere Fragen wollen wir im Folgenden beantworten und weiterführende Hinweise geben.
- Begriff der E-Rechnung / sonstige Rechnung
E-Rechnungen sind digitale Rechnungen in einem speziellen Format (nach den Vorgaben der europäischen CEN-Norm 16931). Dieses Format kann von Computern gelesen werden und ermöglicht damit eine elektronische Verarbeitung. Das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung kann auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden und damit von den Vorgaben der CEN-Norm 16931 abweichen. Voraussetzung hier ist jedoch, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglicht, das der vorgeschriebenen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist.
Sonstige elektronische Rechnungen sind etwa Rechnungen in folgenden Formaten: PNG, PDF, Word-Dokument, Versand z.B. per Email. Hier ist keine elektronische Verarbeitung der Rechnung möglich, so dass eine solche Rechnung auch keine E-Rechnung darstellt.
Unter einer sonstigen Rechnung ist auch eine Papierrechnung zu verstehen.
- Betroffene Unternehmer / betroffene Umsätze
Grundsätzlich gilt: Alle im Inland ansässigen Unternehmer müssen für ihre im Inland steuerbaren und nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreien Leistungen E-Rechnungen ausstellen, sofern der Leistungsempfänger ein inländischer Unternehmer ist.
Sind nicht alle Voraussetzungen erfüllt, besteht keine E-Rechnungspflicht. Damit muss in folgenden Fällen keine E-Rechnung ausgestellt werden (beispielhafte Aufzählung):
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- bei Leistungen an ausländische Unternehmen
- im B2C Bereich
- Rechnungen eines ausländischen Unternehmens, auch wenn es im Inland registriert ist
- Rechnungen über im Inland nicht steuerbare Umsätze (Steuerbarkeit im Ausland)
Da nur für die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreien Umsätze keine E-Rechnungspflicht besteht, ist die E-Rechnung auch in folgenden Fällen verpflichtend (beispielhafte Aufzählung):
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- Rechnungen eines Kleinunternehmers, § 19 UStG
- Umsätze, die dem inländischen Reverse-Charge-Verfahren unterliegen (z.B. Bauleistungen, steuerpflichtiger Verkauf von Grundstücken)
- steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug, bei denen nach § 9 UStG zur Umsatzsteuer optiert wurde (z.B. Grundstücksvermietung)
- steuerfreie Umsätze mit Vorsteuerabzug, § 4 Nr. 1 bis 7 UStG (z.B. innergemeinschaftliche Lieferungen, Ausfuhren)
- Differenzbesteuerung nach § 25a UStG
Vereinfachungsregelungen gelten nach derzeitigem Stand für folgende Fälle (keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, Vorsteuerabzug aus sonstiger Rechnung):
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- Fahrausweise
- Kleinbetragsrechnungen (Gesamtbetrag bis 250 Euro)
- E-Rechnung und Vorsteuerabzug
Besteht eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, stellt auch nur diese eine ordnungsgemäße Rechnung dar, die zum Vorsteuerabzug berechtigt. Wird stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt, berechtigt diese grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug.
- Schrittweise Umsetzung ab 2025 (Übergangsregelung)
Grundsätzlich gilt die Neufassung des § 14 UStG (Regelung der E-Rechnung) bereits ab 1.1.2025. Für den Veranlagungszeitraum 2025 und 2026 gibt es jedoch eine Übergangsregelung:
Liegen Leistungs- und Ausstellungsdatum beide zwischen dem 1.1.2025 und dem 31.12.2026, muss noch keine E-Rechnung ausgestellt werden. In diesem Fall steht es dem Rechnungssteller frei, ob er eine E-Rechnung oder eine Papierrechnung ausstellt. Er kann auch eine sonstige elektronische Rechnung ausstellen, aber nur dann, wenn der Empfänger zustimmt (z.B. PDF mit Email). Für die Zustimmung ist keine besondere Form erforderlich; hier reicht es z.B. aus, dass der Empfänger die Rechnung widerspruchslos annimmt.
Liegt entweder das Leistungs- oder das Ausstellungsdatum nicht im Zeitraum vom 1.1.2025 bis 31.12.2026, muss bereits eine E-Rechnung ausgestellt werden. Das ist z.B. der Fall bei einer Vorausrechnung in 2026 für 2027.
Wichtig: Die Übergangsregelung gilt nur für den Aussteller der Rechnung.
Der Rechnungsempfänger ist bereits ab 1.1.2025 zur Entgegennahme einer E-Rechnung verpflichtet (ohne Übergangsfrist). Das Unternehmen muss also technisch in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen, muss selbst aber noch keine E-Rechnungen ausstellen. Hierbei reicht es wohl aus, wenn der Empfänger ein Email-Postfach zur Verfügung stellt, d.h. er muss noch nicht in der Lage sein, die elektronische Rechnung auch elektronisch verarbeiten zu können. Nach den Verlautbarungen des Bundesfinanzministeriums gilt aber auch hier eine Vereinfachung, soweit die Beteiligten einen anderen elektronischen Übermittlungsweg vereinbaren.
Bei Unternehmen mit einem Gesamtumsatz bis 800.000 Euro im Veranlagungszeitraum 2026 wird die Übergangsregelung bis 2027 verlängert (also um ein weiteres Jahr).
- Technische Umsetzung
Wenn Sie ein ERP-System einsetzen, können Sie sich an Ihren Softwarepartner wenden.
Für andere Unternehmen werden wohl derzeit autarke Softwarelösungen entwickelt. Damit sollen Versand und Erhalt von E-Rechnungen unabhängig von der Finanzbuchhaltung möglich sein.
Die Datev bietet bereits entsprechende Softwarelösungen an.
- Weiterführende Informationen
Zur Beantwortung diverser Fragen aus der Praxis hat das Bundesfinanzministerium den Entwurf eines BMF-Schreibens vorgelegt. Wann und mit welchem Inhalt das BMF-Schreiben letztendlich erlassen wird, ist derzeit noch nicht absehbar.
Im Übrigen hat das Bayerische Landesamt für Steuern Informationen zur Einführung der E-Rechnung veröffentlicht, ebenso das Finanzministerium Mecklenburg-Vorpommern speziell für Vereine.
Haben Sie noch Fragen zur E-Rechnung und Ihrer Umsetzung in Ihrem Unternehmen? Wir helfen Ihnen gerne weiter.
